IT-Strategie agil entwickeln

Der Entwicklungsweg ist wichtig, aber das Ergebnis zählt.

Von Dr. Klaus Höffgen

Wer kennt das nicht: eine Beraterschar stürmt das Unternehmen, führt wochenlang Interviews, veranstaltet mit dem Top-Management Workshops und nach einigen Monaten wird ein laufender Meter Strategie-Dokumentation als Ergebnis gefeiert… bevor es im Schrank verstaubt.

OLD SCHOOL!

Digitalisierung gibt einen neuen Takt vor. Alles wird schneller, Prozesse werden beschleunigt, go2market geht über MVPs und alles ist agil. Und Strategie? Die ist sicher noch wichtig (diese Diskussion soll hier nicht geführt werden), aber wie entwickelt man sie? Wenn man dafür einige Monate braucht, sind Teile schon veraltet, bevor sie offiziell verabschiedet wurden. Was hilft, ist eine agile Strategieentwicklung, hier am Beispiel IT-Strategie.

Agile Entwicklung einer IT-Strategie

Agile Softwareentwicklung ist inzwischen Mainstream. Grundlegende Prinzipien wie

  • iterative und flexible Vorgehensweise mit kurzen Zyklen und klar definierten Meilensteinen
  • Fortschreibung von Anforderungslisten (Backlog)
  • Ausliefern sinnvoll nutzbarer Teilergebnisse (MVPs)

sind den IT-Mitarbeitern bestens bekannt. Warum diese also nicht auf die IT-Strategieentwicklung übertragen? Das kann dabei herauskommen:

Die Entwicklung der IT-Strategie erfolgt in Zyklen. Ausgangsbasis sind Leitplanken, die das Top-Management definiert und vorgibt (z.B. Vision, übergeordnete Ziele und Principles). Darauf bauen dann mehrere Workshops (in der Regel 3-6 Tage insgesamt) auf, in denen die Kernelemente der IT-Strategie von einzelnen Gruppen entwickelt werden. Unter Kernelementen sind etwa Governance, IT-Architektur, IT-Organisation, Sourcing, Security etc. zu verstehen. Dabei ist das Ergebnis für jedes dieser Kernelemente eine kurze visualisierte Präsentation (1-2 Seiten), ein "MVP der Strategie". Zum Abschluss der ersten Strategieentwicklung werden die Kernelemente aufeinander abgestimmt.

Mindestens so wichtig wie die Strategieentwicklung ist die Strategieumsetzung. Sie beginnt am Tag nach dem Strategie-Workshop und dauert in der 1. Phase sechs Monate - bis zum nächsten Strategie-Workshop. Diese Ein-Tages-Workshops finden dann alle sechs Monate statt und entwickeln neue MVPs auf der Basis der Strategieumsetzung sowie neuer oder fortgeschriebener Anforderungen. 

Hinweise für den Entwicklungsweg

Strategieentwicklung muss von Management und Mitarbeitern vorangetrieben werden, nicht von Beratern. Konkrete Projekterfahrung zeigt, dass insbesondere ein Strategie-Team aus Mitarbeitern unterschiedlichster Hierarchieebenen zu guten Resultaten kommt. Dabei muss allerdings sichergestellt sein, dass das Top-Management ausreichend vertreten ist und die Ergebnisse uneingeschränkt mitträgt. Die Rolle der Berater ist 

  • die Klärung der übergeordneten Ziele und Leitplanken mit dem Top-Management 
  • die Definition der Basisstruktur (Definition der Kernelemente)  
  • die Moderation der Workshops 
  • das Liefern von Marktinformationen
  • das Hinterfragen von Richtungen und Positionen

Durch diese Wahl des Strategie-Teams wird ein stärkerers Buy-in der Mitarbeiter erzielt, was in Zeiten von Berater definierten IT-Strategien häufig ein Problem war. Grundvoraussetzung ist allerdings, dass die Leitplanken keine IT-Strategie light sind und den Entwicklungsprozess bereits vorwegnehmen. 

Die Einbindung von Business-Mitarbeitern in die Workshops ist wichtig, um auch den "externen Blick" auf die IT zu integrieren. Die resultierende IT-Strategie wird unternehmensweit wesentlich mehr Akzeptanz erhalten, wenn bei der Entwicklung auch unterschiedliche Fachbereiche mitwirken konnten.

Entscheidender Bestandteil der agilen Strategieentwicklung ist, die Teilergebnisse jeweils in prägnante und, wenn möglich, visualisierte Ergebnisse zu verpacken. Damit wird die Einarbeitung für den nächsten Workshop bzw. die Strategieüberarbeitung effizienter. Darüber hinaus ist die Einarbeitung leichter für die Teilnehmer, die nicht an jeder Iteration der Strategie teilnehmen, z. B. Vertreter der Business-Abteilungen. Für die Teilergebnisse kann man gut auf die Technik der "1-Pager" zurückgreifen, die immer mehr Anhänger findet. Eine tiefergehende Beschreibung einzelner Kernelemente, z. B. eine Architekturbeschreibung, ist dann als Anhang des 1-Pagers realisierbar.

Ergebnis der agilen Strategieentwicklung

Bei der agilen Strategieentwicklung ist "der Weg" wichtig, weil er 

  • das Buy-in der Mitarbeiter fördert
  • die IT-Integration im Unternehmen unterstützt und 
  • die Flexibilität der Strategie im Hinblick auf sich ändernde Anforderungen berücksichtigt

Zentrales Ziel ist die Erstellung einer Strategie, die für die generelle Entwicklung ebenso wie für die nächsten Schritte, operativ wie strategisch, die richtige Gesamtrichtung angibt.

Autor

Dr. Klaus Höffgen
Senior Manager
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